Mengelola Acara Dengan Google Forms Dan Sheets

SMK MAHA MULIA ingin mengadakan acara di Retreat dengan Tema RETREAT PASUKAN yang akan diadakan di sekolah dan memanfaatkan ruang-ruang kelas sebagai kamar tempat menginap para peserta bagi yang berdomisili jauh, selain peserta yang menginap mandiri di hotel. Acara Retreat deselenggarakan selama 4 hari yaitu tanggal 28-31 Maret 2025.

Pendaftaran peserta akan dibuka minggu ini dengan menggunakan Google Form. Adapun form isian akan terdiri dari beberapa pertanyaan yang wajib diisi, yaitu:

Nama Lengkap (Sesuai KTP/KK): [Jawaban Singkat]
Usia: [Drop Down 0-5; 6-10, 11-13, 13-16, 17-21, 22-40, 41-80]
Jenis Kelamin: [Pilihan: Pria/Wanita]
Nomor Telepon (WhatsApp): [Jawaban Singkat]
Status Menginap: [Drop Down: Menginap di Sekolah Maha Mulia, Menginap Mandiri, Tidak Menginap]
Asal/ Unit: [Jawaban Singkat]
PIC/ Yang Mengajak: [Jawaban Singkat]
Nomor Telepon (WhatsApp) PIC: [Jawaban Singkat]
Rencana Mengikuti Acara [Drop Down: Seluruh Acara Selama 4 Hari, Hanya 3 Hari, Hanya 2 Hari, Hanya 1 Hari]

Tugas Pertama

Tugas Pertama adalah membuat Google Form untuk Pendaftaran Peserta untuk data-data yang diminta dari pertanyaan di atas.. Form akan dibagikan melalui Sosial Media dan rekanan-rekanan di seluruh pelosok Indonesia. dengan membagikan gambar:

Ganti QR Code di atas dengan QR Code yang kalian buat.

Tugas Kedua

Perbaikan Formulir dilakukan tanpa perlu mengubah undangannya. Beberapa perbaikan guna mempermudah penggunaan data adalah sebagai berikut:

Pertanyaan Usia, menjadi: Usia (A =0-5; B =6-10; C =11-13; D =13-16; E =17-21; F =22-40; G =41-80). Lalu Opsi Jawaban menjadi A, B, C, D, E, F, G.
Pertanyaan Jenis Kelamin, menjadi: Jenis Kelamin (P=Pria; W=Wanita), lalu opsi jawaban menjadi P dan W
Pertanyaan Status Menginap, menjadi: Status Menginap (M =Menginap; D =Menginap Mandiri; T =Tidak Menginap), lalu opsi jawaban menjadi M, D dan T.
Pertanyaan Rencana Mengikuti Acara, menjadi: Rencana Mengikuti Acara (Jumlah hari), lalu opsi jawaban menjadi 4,3,2 dan 1.

Tugas Ketiga

Tugas Ketiga adalah membuat perkiraan biaya konsumsi yang dibutuhkan selama acara berdasarkan data yang dikumpulkan dari Google Forms, dengan ketentuan dan asumsi sebagai berikut:

Peserta mendapatkan konsumsi 3x Sehari
Biaya konsumsi adalah Rp.7.000,-/Paket
Setiap Peserta mendapat Air Mineral 3 Botol per hari @Rp.4.000,-
Kopi dan Teh disediakan dengan anggaran Rp.2.000,- /Orang/ Hari.

Buka Google Sheet yang merekam pengisian forms (Klik Folder Jawaban, lalu klik Lihat di Spreadsheet. Setelah terbuka, tambakan 2 kolom baru yaitu: Nomor Peserta dan Anggaran Konsumsi. Beri Nomor Anggota pada Nama pertama 10001 lalu peserta berikut beri formula =Xy+1.

Pada Nama pertama di kolom Anggaran Konsumsi beri rumus:

=J2*(3*7000+3*4000+2000)

J2 adalah sel jawaban responden pertama dari jumlah hari dia mengikuti acara. Lalu di dalam kurung adalah jumlah kali makan per hari dikalikan harga makanan (Rp.7.000,-) dan minuman (Rp.4.000,-) dan Kopi dan Teh (Rp.2.000,-/Orang/Hari).

Tugas Keempat

Setelah seluruh data dari responden masuk, maka saatnya mengolah data mentah menjadi informasi yang dapat digunakan, Beberapa Informasi yang dapat digunakan antara lain:

Perkiraan Jumlah Peserta, untuk menghitung jumlah dana yang dibutuhkan untuk konsumsi dan lainnya;
Berapa Jumlah Pria dan Wanita, sebagai bahan pertimbangan pembagian sesi acara dan tema materi yang akan dibagikan;
Asal dari peserta, data digunakan untuk penyekenggaran berikut;
Berapa peserta yang akan menginap, untuk menyiapkan sejumlah kasur;
Berapa jumlah peserta berdasarkan kelompok usia, untuk mempersiapkan tempat sesi;
PIC dan informasi kontak yang mungkin dibutuhkan.
Menghitung Dana yang dibutuhkan

Formula-formula yang digunakan untuk merangkum data-data yang dikumpulkan:

1. Perkiraan Jumlah Peserta: Lihat dari nomor urut yang sudah mengisi form;
2. Jumlah Pria/ Wanita: =COUNTIF(Range Jenis Kelamin;P), contoh formulanya: