Perencanaan Event

Cetak777 January 16, 2025


Tipsofden Corp. akan menyelenggarakan event di Bekasi dalam rangka memperkaya diri dengan cara yang legal dan positif. Adapun rencana dan asumsi dari event tersebut adalah:

Acara Marathon 5 Km, Terbuka untuk usia di atas 40 Tahun dan kalangan non atlet:

[SPONSOR UTAMA] 5K MARATHON
Waktu penyelenggaraan: 31 Juli 2025
Lokasi: Kota Bekasi

Syarat mengikuti marathon adalah membayar uang pendaftaran sebesar Rp.50.000,-. Peserta akan mendapatkan dan berpotensi memenangkan:

  • Kaus event;
  • Merchandise;
  • Bagi Pemenang Pertama Piala + Uang Rp.5.000.000 (Pria+Wanita);
  • Bagi Pemenang Kedua Piala + Uang Rp.2.000.000 (Pria+Wanita);
  • Bagi Pemenang Ketiga Piala + Uang Rp.1.000.000 (Pria+Wanita);
  • Pemenang Favorit Rp.1.000.000 (3 Pemenang).

Penyelenggara selain menarik uang pendaftaran dari masing-masing peserta sebesar Rp.50.000 juga mengumpulkan dana dari sponsor. Ketentuan mengenai Sponsor adalah sebagai berikut:

  • Sponsor Utama (Nama Perusahaan dicantumkan dalam nama acara, Contoh: SELKOMTEL 5K MARATHON, di backdrop, seluruh spanduk-spanduk acara, promosi di sosial media dan mendapat stand utama untuk promosi. Dana yang diajukan minimal Rp.15.000.000;
  • Sponsor Sekunder (Nama Dicantumkan pada Spanduk, mendapat stand pameran). Dana yang diajukan Rp.7.500.000; jumlah maksimal 4 sponsor;
  • Sponsor UMKM (Nama usaha akan dicantumkan pada promosi acara di sosial media dan mendapatkan stand). Dana yang diajukan Rp.1.000.000 per Sponsor; Jumlah maksimal 10 Sponsor;
  • Membuka 20 Stand makanan yang dengan harga sewa Rp.750.000 per Stand;
  • Menjual Merchandise Acara (Mug) dengan margin keuntungan Rp.5.000,-/ Mug, Kaus dengan margin keuntungan Rp.10.000,-/ Kaus, Topi dengan margin keuntungan Rp.7.500,-/ Topi.
Adapun beberapa pengeluaran selain yang diberikan kepada peserta marathon dan akan dibayar untuk acara dapat berlangsung:
  • Sewa Panggung dan tenda: Rp 10.000.000;
  • Cetak Spanduk dan Backdrop: 30 Spanduk @Rp.60.000 dan 1 Backdrop Rp.350.000;
  • Jasa Sosial Media dan Iklan di media sosial Rp.5.000.000;
  • Konsumsi dan transport 25 Relawan @Rp.250.000;
  • Biaya Pengamanan acara Rp.2.000.000;
  • Piala dan Hadiah Pemenang (Biaya pembuatan Piala Total Rp.1.000.000);
  • Komisi afiliasi untuk 1 peserta sebesar Rp.500,-.
Penyelenggara menyebar formulir sebagai pendaftaran awal, baik ke instansi-instansi, sekolah-sekolah maupun sosial media dan iklan-iklan yang disebar. Formulir harus mencangkup beberapa isian yaitu:
  • Calon Peserta;
  • Jenis Kelamin;
  • Usia;
  • Nomor WhatsApp;
  • Akun Instagram;
  • Tambahan Pernyataan Kesediaan Untuk Membayar Uang Pendaftaran paling lama 3 hari Sebelum Hari Acara.

Tugas 1

Buatkan Undangan lengkap dengan QR dan shortlink tertera. QR dan Shortlink akan mengarah ke Formulir isiian calon peserta. Ukuran atau dimensi undangan adalah sebesar Cerita Instagram. Gunakan Image yang sesuai dengan acara (Marathon).

Tugas 2

Membuat hitungan uang masuk dan pengeluaran dengan asumsi: 
  • Jumlah peserta 1.000 Orang;
  • Seluruh sponsor terpenuhi; 
  • Terjual merchandise 1.000 Mug, 1.000 Kaus, 200 Topi;
  • Biaya tak terduga sebesar Rp.10.000.000
  • Sewa Sound System Rp.5.000.000;
  • Sewa Blackpink Rp.5.000.000
Contoh:



Tugas Ketiga

Gunakan Imajinasi perkiraan waktu dan tempat jalannya event yang mendekati akurat dan buatkan Rundown event dari awal (Undangan disebarkan) sampai selesai event dengan detail.

0 Comments